„Kai und Zen“!

Ende der 1980er Jahre sollte herausgefunden werden, warum japanische Autobauer eine derart enorme Leistungsfähigkeit besitzen. Damals wurde der Begriff der „Schlanken Produktion“ oder „Lean Production“ geboren, der auch über die Automobilindustrie hinaus vielerorts Anwendung gefunden hat. Dem liegt das System des Kaizen zugrunde. Dieser ebenfalls aus dem Japanischen stammende Begriff setzt sich zusammen aus Kai (= Veränderung, Wandel) und Zen (=zum Besseren). Damit ist eine kontinuierliche Auseinandersetzung mit der eigenen Arbeit, Arbeitsabläufen, Verfahren und/oder Produkten durch möglichst alle Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens gemeint. In Deutschland wurde hieraus der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP), international auch Continuous Improvement Process (CIP) genannt.

Wer Kaizen lebt, ist fest davon überzeugt, dass es immer etwas zu verbessern gilt. Kaizen ist dabei weder Methode noch Werkzeug, sondern eine Einstellung und Lebensweise, die im besten Falle auch im Unternehmen von allen Mitarbeitern gelebt wird. Zu einer Methode wird es innerhalb des Qualitätsmanagements im Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) und durch (inter-)nationale Normen. KVP ist ein zyklischer Ablauf, der aus Planung (Plan), Durchführung (Do), Kontrolle (Check) und Anpassung (Act) besteht und deshalb auch PDCA-Zyklus bzw. Demingkreis genannt wird. Obwohl viele von uns schon ganz natürlich nach diesem oder einem ähnlichen System arbeiten, birgt es enorme Verbesserungspotenziale für Unternehmen jeder Größenordnung sich mit diesem Denkansatz und seinen Methoden zu beschäftigen.

In der Planung werden nicht nur die nächsten Schritte als einzelne Prozesse und Prozessbestandteile festgelegt, sondern im Zuge von Zeit- und Personalmanagement auch zugleich mit den jeweiligen Ressourcen unterlegt. Dies erleichtert den nächsten Schritt -die Durchführung- ungemein, da jeder Beteiligte den aktuellen Stand und die Folgeprozesse nachvollziehen kann. Die darauffolgende oder sich mehrmals wiederholende Kontrolle deckt Schwachstellen und Planungsfehler auf und erleichtert die Planung des nächsten Zyklus unter anderem auch durch das Erheben wichtiger und aufschlussreicher Daten. Den Ergebnissen der Kontrolle folgt nun die Anpassung der Arbeitsabläufe, Zeitpläne, Organisationsstrukturen oder auch der Infrastruktur, ausgehend von den zuvor erhobenen Daten und Ergebnissen.

Eine derartige Beschäftigung mit der eigenen Arbeitsweise benötigt zunächst zwar zusätzliche Ressourcen, deren Einsatz lohnt sich allerdings in jedem Falle und wird ab einer gewissen Größe auch von Unternehmen verlangt. Schwachstellen und Fehlerquellen können dadurch schneller eliminiert werden, die Produktivität steigt und man setzt sich detaillierter mit der eigenen Tätigkeit auseinander. Während vor einigen Jahren hierfür noch spezielle Qualitätsbeauftragte eingesetzt wurden, ist man dazu übergegangen leitende Angestellte nach diesen Prinzipien weiterzubilden, um deren fachliche Expertise mit qualitätssteigernden Mitteln zu verbinden.

Bereits Einzelunternehmer können hiervon profitieren, da oftmals alle betrieblichen Vorgänge nur im eigenen Kopf in Gänze festgehalten sind. Dies führt zu Unsicherheiten oder im schlimmsten Fall größeren Problemen bei der ganz alltäglichen Arbeit, aber spätestens bei Urlaubsvertretungen, Unternehmensfortführung und -nachfolge oder stellen Sie sich den Super GAU vor: Was würde passieren, wenn Sie als Unternehmer*in für 4 Wochen oder mehr ausfielen? Wie würde Ihr Unternehmen dies überleben? Sprechen Sie mit der Akademie für den Mittelstand!